Część druga mojego programu wyborczego poświęcona jest informatyzacji. Bardzo dziękuję Tomaszowi Jurdzińskiemu, Annie Kałużnej, Maciejowi Kryzie, Piotrowi Malakowi, Krzysztofowi Przybylskiemu i Joannie Wojdon za pomoc w przygotowaniu tego tekstu.
Wszyscy na co dzień stykamy się z działaniem uniwersyteckich systemów informatycznych i administracją (po jednej czy drugiej stronie biurka). I wszyscy wiemy, że wymagają one
wsparcia. Moim priorytetem jest jak najszybsze wprowadzenie jednolitych, jasnych, prostych procedur administracyjnych i informatycznych, które będą wspierały prowadzenie badań naukowych, dydaktykę, administrację, doktorantów i studentów we wszystkich aspektach życia akademickiego. Oznacza to zarówno konieczność zmian, jak
i stabilności i bezpieczeństwa systemu i ludzi. Proces zmiany zaprojektujemy wspólnie
z wszystkimi zainteresowanymi. A potem będziemy go wdrażali możliwie szybko, ale
i rozważnie, transparentnie, z zachowaniem odpowiednich okresów przejściowych. Tak, abyśmy płynnie stali się lepszą uczelnią.
Zacznijmy od informatyzacji
Dziś bolączką UWr jest współistnienie wielu, niekompatybilnych i słabo ze sobą współpracujących systemów informatycznych. Ich obsługa jest niepotrzebnie czasochłonna i zmusza do wielokrotnego wykonywania tych samych czynności. Nawet jeśli kiedyś te oddzielne systemy były tańsze niż wysokiej jakości system zintegrowany, to przez minione lata wielokrotnie przepłaciliśmy tę różnicę ceny, niepotrzebnie powtarzając prace, które mogły i powinny być wykonane za nas przez jeden system.
Dlatego podstawowym celem na dziś jest maksymalna integracja systemów informatycznych działających na Uniwersytecie tak, aby zapewniały płynny i skuteczny przepływ informacji, ich bezpieczeństwo i łatwość dostępu. Jedno logowanie i jedno kliknięcie powinno umożliwiać szybki dostęp do danych aktualnych i dopasowanych do potrzeb indywidualnych użytkowników, od rektora, przez dziekanów, przewodniczących rad dyscyplin, dyrektorów instytutów i kierowników grantów, po indywidualnych pracowników, doktorantów i studentów. Szczególnie ważne jest wdrożenie jednego systemu zarządczego klasy ERP (Egeria, Teta, delegacje, EZD), pełne wdrożenie systemu zarządzania informacją o badaniach naukowych OMEGA PSiR, integracja dokumentacji toku studiów, automatyczne i szybkie księgowanie dokumentów finansowych
i kosztowych, automatyczne wypełnianie formularzy danymi dostępnymi w systemach informatycznych UWr. Niektóre z tych procesów już się toczą. Wiele innych wciąż stoi
w miejscu. Dlatego potrzebujemy przyspieszenia i wdrożenia kompleksowych, przyjaznych
w użytkowaniu rozwiązań dla całego Uniwersytetu.
Tu ważne zastrzeżenie: integracja systemów obsługujących administrację czy studentów nie może oznaczać centralizacji wszystkiego, co cyfrowe. Wręcz przeciwnie. Dydaktyczne czy naukowe zasoby i usługi cyfrowe muszą pozostać na wydziałach, bo tam – ze względu na swą specyfikę – są dostosowane do lokalnych potrzeb i tam najlepiej zarządzane. Co więcej, scentralizowana dziś obsługa usług informatycznych musi zostać dofinansowana
i przebudowana tak, by jednocześnie zapewnić bezpieczeństwo i sprawność centralnych systemów informatycznych, ale i na bieżąco realizować potrzeby szeregowych pracowników na wydziałach i w instytutach.
Po co?
Zintegrowanie źródeł informacji, pozwalające na używanie danych bez konieczności ich wielokrotnego wprowadzania, odciąży pracowników administracyjnych i zmniejszy liczbę błędów. Wesprze też pracowników naukowo-dydaktycznych w obszarze sprawozdań, rozliczeń wydatków, raportowania, a tym samym zmniejszy nakład pracy na czynności administracyjne. W połączeniu z upowszechnieniem podpisu elektronicznego i cyfrowym zatwierdzaniem dokumentów pozwoli to na błyskawiczne procedowanie dokumentów
w wersji elektronicznej, wyeliminuje długą drogę wieloszczeblowej akceptacji dokumentów
w wersji papierowej, przyspieszy procesy decyzyjne, znacznie skróci czas realizacji spraw,
a nawet przybliży nas do celów ekologicznych, które Uniwersytet musi sobie postawić
(o tym w osobnym tekście).
8 zasad głównych
Zmiana funkcjonowania systemów informatycznych na Uniwersytecie musi oprzeć się na kilku sprawdzonych już na wielu uczelniach zasadach. Są to:
- Maksymalna integracja systemów informatycznych i unifikacja baz danych.
- Zapewnienie wygodnych i bezpiecznych mechanizmów dostępu do potrzebnych danych.
- Klarowne przypisanie i komunikacja ról, zadań i odpowiedzialności w działach wsparcia, zapewnienie środków na rzetelną obsługę systemów informatycznych uczelni.
- Stała kontrola i doskonalenie jakości wsparcia poprzez rozwój służb informatycznych oraz ich kompetencji zorientowany na skuteczne i aktywne wsparcie pracowników, studentów i doktorantów.
- Zapewnienie ciągłego dostępu do bieżącej informacji finansowej jednostkom organizacyjnym UWr, a wszystkim zatrudnionym – klarownej informacji finansowej, dotyczącej środków będących w ich dyspozycji (w tym przejrzystej informacji dotyczącej płac).
- Usprawnienie relacji studenta z uczelnią ułatwiające studiowanie, np. możliwość załatwienia większości spraw on-line, elektroniczny plan zajęć dostępny na urządzeniach mobilnych, sprawna informacja o procesie kształcenia, ocenach, terminach zaliczeń i egzaminów; informacja o lokalizacji obiektów i sal dydaktycznych.
- Szerokie wykorzystanie nowoczesnego e-learningu oraz poprawa jakości
i dostępności kształcenia z wykorzystaniem Platformy E-learningowej Uniwersytetu Wrocławskiego, zarówno w zakresie oferowanych kursów jak i narządzi do tworzenia nowych materiałów (np. baza formatów, zdjęć i innych graficznych elementów pozwalających na sprawne tworzenie atrakcyjnych materiałów dydaktycznych). - Zapewnienie bezpieczeństwa informatycznego Uczelni dzięki wypracowaniu
i praktycznemu wdrożeniu jasnych, precyzyjnych i dobrze zdefiniowanych reguł ochrony krytycznych danych, zasobów i systemów.
Podsumowując
Tak przebudowane systemy informatyczne i sprawne wsparcie ich użytkowników sprawią, że praca i studiowanie będą łatwiejsze, informacja jednocześnie bezpieczniejsza i łatwiej dostępna, a relacje między pracownikami różnych szczebli klarowniejsze. A to umożliwi przebudowę działania uczelnianej administracji…